MANUAL
Forms Management System: www.formdesk.com
 
 
 

Formularübersicht
 
Die Formularübersicht ist die erste Seite, zu der Sie nach der Anmeldung im Konto gelangen.
 
In dieser Dokumentation finden Sie Informationen zu folgenden Themen:
  • Die Symbolleiste
  • Formularübersicht
  • Formulare suchen
  • Formulare kategorisieren
  • Navigationsleiste
  • Dokumentation
 

Die Symbolleiste
Die Schaltflächen in der oberen grauen Leiste beziehen sich auf das ausgewählte Formular und enthalten die gleichen Funktionen wie das Menü, das mit einem Rechtsklick auf das Formular aktiviert wird.

 Formular öffnen…
Öffnet das Formular in einem neuen Fenster, auch wenn das Formular nicht aktiv ist.
 
 Formular verwenden…
Öffnet ein Fenster mit Informationen darüber, wie Sie Ihr Formular darstellen können.
 
 Formular bearbeiten…
Zum Bearbeiten des Layouts, des Inhalts oder die Einstellungen eines Formulars.
 
 Formular löschen...
Verschiebt das Formular in den Papierkorb.
 
 Formular kopieren...
Erstellt eine Kopie des Formulars ohne Einträge.
 
 Ergebnisse anzeigen…
Öffnet die Ergebnisübersicht, in der Sie alle Einträge eines Formulars finden. Sie können auch auf 'Ergebnisse: #' innerhalb der Formularübersicht klicken.
 
 Formularstatistiken…
Gibt eine Zusammenfassung der statistischen Daten der Einträge in Ihrem Formular. Das Benutzerhandbuch anzeigen.
 
 Ergebnisse herunterladen…
Hiermit können Sie die Formulareinträge in verschiedenen Dateiformaten herunterladen. Das Benutzerhandbuch anzeigen.
 
 Nutzungsstatistiken…
Öffnet eine aktuelle und historische Übersicht über die Verwendung des ausgewählten Formulars.
 
 Kategorie zuweisen…
Öffnet ein neues Fenster zum (Ent-)Verknüpfen von Kategorien mit dem ausgewählten Formular. Siehe Thema Formulare kategorisieren.
 
 Dokumentation…
Hier können Sie Informationen oder Anweisungen für das Formular einfügen. Siehe Thema Dokumentation.
 
 Formular deaktivieren...
Deaktiviert das Formular. Hinter dem Formular wird ein roter Punkt angezeigt, der anzeigt, dass das Formular nicht mehr ausgefüllt werden kann. Die Benutzer des Formulars erhalten eine Standardbenachrichtigung, dass das Formular nicht mehr verfügbar ist. Sie können ein Formular auch deaktivieren, indem Sie das Formular ändern und auf der Registerkarte Einstellungen unter Kontrolle ein Antwortlimit oder ein Ablaufdatum festlegen. Sie können auch eine persönliche Nachricht einfügen. 

 
 

Formularübersicht
Die Formularübersicht zeigt einen Überblick über alle Formulare.
 


Elemente/Bereiche innerhalb der Formularübersicht

 Dem Benutzer werden alle Formulare angezeigt, auf die eine Berechtigung erteilt wurde. 
 
Für jedes Formular werden die folgenden Elemente/Bereiche angezeigt:

Ein Auswahlfenster:
Verwenden Sie diese Option, um mehrere Formulare auszuwählen. Siehe den Abschnitt unten über das Auswählen von Formularen.

Der Name:
Der Name wird auf der Registerkarte Einstellungen des Formulars festgelegt. Der Name ist Teil der URL des Formulars.

Der Titel:
Wenn für das Formular ein Titel festgelegt wurde, wird dieser neben dem Namen des Formulars angezeigt.

‘Ergebnisse: <number of results>’:
Zeigt die Gesamtzahl der eingereichten Formulare an. Wenn Sie eine maximale Anzahl von Rückmeldungen für das Formular festgelegt haben, färbt sich dieser Text orange, wenn mindestens 80 % der maximalen Anzahl erreicht werden, und rot, wenn die maximale Anzahl erreicht ist. Das Formular wird dann geschlossen. Wenn Sie auf diesen Link klicken, gelangen Sie zur Zusammenfassung der Ergebnisse.

‘Letzter Eintrag: <Datum>’:
Zeigt an, wann ein Formular zuletzt ausgefüllt wurde. Voraussetzung ist, dass Ergebniseinträge vorhanden sind. Nur dann wird es angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird das zuletzt ausgefüllte Formular angezeigt.

‘Erstellt: <Datum>’:
Das Datum, an dem das Formular erstellt wurde.

‘Geändert: <Datum>’:
Das Datum, an dem das Formular zuletzt geändert wurde. Wenn Sie darauf klicken, können Sie das Formular bearbeiten (und das Datum wird entsprechend angepasst).

Der Verfasser des Formulars:
Gibt den Autor des Formulars an. Personen mit entsprechenden Berechtigungen und der Autor des Formulars können auf diesen Link klicken, woraufhin sich das Fenster der Benutzerverwaltung geöffnet wird.

Ein orangefarbener oder roter Anzeigepunkt:

  • Wenn hinter dem Formular ein orangefarbener Punkt angezeigt wird, ist das gesetzte Limit (Ablaufdatum, Antwortlimit) fast erreicht.
  • Befindet sich hinter einem Formular ein roter Punkt, so kann das Formular nicht ausgefüllt werden, weil es entweder deaktiviert wurde, eine festgelegte Grenze (Ablaufdatum, maximale Antwort) erreicht wurde oder das festgelegte Startdatum noch nicht begonnen hat.
  • Um weitere Informationen zu erhalten, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Punkt.
 
Formulare auswählen
 
Einzelnes Formular: Wenn Sie ein einzelnes Formular auswählen möchten, klicken Sie einfach auf eine beliebige Stelle in der Zeile.

Mehrere Formulare: In manchen Fällen möchten Sie mehr als ein Formular auswählen:
  • Löschen
  • Kopieren
  • Verknüpfung mit einer Kategorie (Label)
  • Deaktivieren
 
Sie können mehrere Formulare auswählen, indem Sie:
  • Klicken Sie auf die Formulare - kreuzen Sie die Auswahlfelder an oder verwenden Sie die STRG-Taste, um mehrere Formulare auszuwählen.
  • Alle Formulare auswählen - markieren Sie das Auswahlfeld in der grauen Symbolleiste oben in der Liste (normalerweise gefolgt von einer Suche).
  • Eine Gruppe von nebeneinander liegenden Formularen auswählen - halten Sie die SHIFT-Taste gedrückt und klicken Sie auf das erste und letzte Formular Ihrer Auswahl.

Sortieren
 
Im Dropdown-Menü oberhalb der Liste der Formulare können Sie auswählen, wie die Liste sortiert werden soll. Mit dem Dropdown-Menü daneben können Sie die gewünschte Richtung für die Sortierung wählen.

Sie können auch mit einem einzigen Mausklick sortieren, indem Sie die Maus über die zu sortierende Information eines beliebigen Formulars bewegen. Die entsprechenden Richtungspfeile für die Sortierung werden dann angezeigt.

Papierkorb
 
Wenn Sie ein Formular versehentlich gelöscht haben, können Sie es aus dem Papierkorb wiederherstellen. Der Papierkorb enthält alle Formulare, die in den letzten 30 Tagen gelöscht wurden. Um den Papierkorb einzusehen, kreuzen Sie einfach das Auswahlfeld "Papierkorb" in der Symbolleiste an. Die Ergebniseinträge, die zum Zeitpunkt der Löschung des Formulars vorhanden waren, werden ebenfalls wiederhergestellt. 30 Tage nach der Löschung werden die Formulare endgültig entfernt.
 
 

Formulare suchen
Verwenden Sie ein oder mehrere Schlüsselwörter, um ein Formular schnell zu finden. Formdesk sucht nach dem/den Schlüsselwort(en) innerhalb der Formulare. Setzen Sie mehrere Schlüsselwörter in Anführungszeichen, um eine genaue Suche durchzuführen.
 
 
Klicken Sie auf das Dreieck, um zusätzliche Suchfunktionen einzublenden. Hier können Sie angeben, in welchem Bereich Sie suchen möchten. Eine Suche nach "Name & Titel" liefert sofortige Ergebnisse. Suchen Sie in anderen Bereichen, startet Formdesk die Suche, nachdem Sie die Eingabetaste gedrückt oder auf die Lupe geklickt haben. Außerdem können auch nur nach aktiven Formularen (Formulare, die zum Ausfüllen zur Verfügung stehen) und, bei mehreren Formularbesitzern, nach dem Autor des Formulars filtern.

Klicken Sie auf das x, um das Suchfeld zu löschen.
 
Wenn Sie eine Bezeichnung ausgewählt haben, sucht Formdesk in den Formularen, die mit dieser Bezeichnung verknüpft sind.
 

Formulare kategorisieren
Formdesk bietet die Möglichkeit, Ihre Formulare mit Hilfe von Kategorien zu organisieren. Sie können mehrere Kategorien mit Formularen verknüpfen. Im Gegensatz zu Ordnern, die physische Formulare enthalten, ist eine Kategorie mit einem Formular verknüpft.
 
 

Es gibt 2 verschiedene Arten von Kategorien: (Haupt-)kategorien und Unterkategorien. Eine Unterkategorie ist mit einer Hauptkategorie verbunden. Eine Unterkategorie kann widerum auch an eine andere Unterkategorie angehängt werden. Wenn Sie eine Hauptkategorien mit Unterkategori(en) auswählen, werden nur die Formulare angezeigt, die mit dem ausgewählten Hauptkategorien verknüpft sind, und nicht die Formulare, die mit seinen Unterkategorien verknüpft sind.

Kategorien erstellen und verwalten:

Erstellen Sie eine Kategorie, indem Sie die Kategorie "Alle Formulare" auswählen und auf das "+" klicken. Eine Unterkategorie erstellen Sie, indem Sie eine zuvor erstellte Kategorie auswählen und auf das "+" klicken, oder auf auf die Kategorie klicken und im Menü "Neue Kategorie" wählen. Sie können eine Farbe für die neue Kategorie wählen, diese ist rein optisch und hat daher keine Funktion.

Um den Namen oder die Farbe einer Kategorie zu ändern, wählen Sie die Kategorie aus und klicken Sie auf das Stiftsymbol. Zum Entfernen einer Kategorie klicken Sie auf das Papierkorbymbol. Oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Kategorie und wählen im Menü "Kategorie bearbeiten" bzw. "Kategorie entfernen". Eine Kategorie kann nicht entfernt werden, wenn noch Formulare oder ein Unterkategorie mit der Kategorie verknüpft ist.

Ein Benutzer kann nur dann Kategorien erstellen, entfernen oder bearbeiten, wenn die ausdrückliche Erlaubnis zur Verwaltung von Kategorien erteilt wurde.

Verknüpfung und Aufhebung von Kategorien:

So verknüpfen Sie eine Kategorie mit einem Formular:
  1. Die Kategorie mit der Maus ziehen und auf das Formular platzieren.
  2. Das Formular (oder mehrer Formulare) mit der Maus ziehen und in der Kategorie ziehen.
  3. Wählen Sie ein oder mehrere Formulare aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Kategorie" oder wählen Sie die Option in der Symbolleiste.
So heben Sie die Verknüpfung mit einer Kategorie auf:
  1. Bewegen Sie die Maus über die verknüpfte Kategorie. Es wird ein Kreuz zum Aufheben der Verknüpfung angezeigt.
  2. Wählen Sie ein oder mehrere Formulare aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste oder über die Symbolleiste auf "Kategorie".
 
Ein Benutzer kann nur Kategorien mit Formularen (ent)verknüpfen, für die er der Autor ist. Diese Berechtigung ist getrennt von dem Recht, Kategorien zu verwalten (hinzufügen, bearbeiten oder entfernen), das eine ausdrückliche Benutzerberechtigung ist.

Die Formulare, die von einem bestimmten Benutzer erstellt werden, können standardmäßig einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden. Erstellen Sie ein (leere) Formular, verknüpfen Sie es mit der Kategorie sowie als Vorlage mit diesem Benutzer.

Hinweis: Wenn Sie eine Gruppe von Formularen mit einer neuen Kategorie verknüpfen möchten, können Sie in den meisten Fällen die Suchfunktion verwenden, um diese Formulare auszuwählen und sie auf die Kategorie zu ziehen. Weitere Informationen finden Sie unter Formularübersicht.
 
 

Navigationsleiste

Die Navigationsleiste enthält diese Schaltflächen:
 
  Neues Formular erstellen:

Diese Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn Sie das entsprechende Benutzerrecht zum Erstellen von Formularen erhalten haben. Es wird ein leeres Formular ohne Layout und ohne Einstellungen erstellt - mit Ausnahme einer Standard-E-Mail-Benachrichtigung. Es sei denn, es wird ein anderes Formular als Grundlage verwendet. Das ist in diesen Fällen möglich:
  • Formular kopieren: Wenn Sie ein anderes Formular als Grundlage für ein neues Formular verwenden möchten, können Sie das Originalformular kopieren und die Kopie anschließend bearbeiten.
  • Layout kopieren: Verwenden Sie das Layout eines anderen Formulars, indem Sie zunächst ein neues Formular erstellen und dann auf der Registerkarte Layout im linken Menü unter Formularvorlage auswählen das Formular aussuchen, von dem Sie das Layout kopieren möchten.
  • Formular-Template: Eine Formularvorlage kann auf Konto- oder Benutzerebene durch Personen mit entsprechenden Berechtigungen oder den Eigentümer des Formulars festgelegt werden. Dieses Formular wird dann als Grundlage für die Erstellung eines neuen Formulars verwendet. Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog.

  Nutzungsstatistiken:

Es werden aktuelle und zurückliegenden Informationen über die Nutzung Ihrer Formulare angezeigt. Sie erhalten einen Überblick darüber, wie oft Ihre Formulare aufgerufen und abgeschickt werden, wie viele Einträge gespeichert werden und wie viel Speicherplatz für das Hochladen von Dateien verwendet wird. Es ist auch möglich, die Daten einer bestimmten Kategorie, eines Benutzers oder Formulars einzusehen.

  Benutzerverwaltung:

Diese Schaltfläche ist nur für den Supervisor sichtbar. Innerhalb dieser Übersicht können weitere Benutzer angelegt und verwaltet werden. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch.

  Datensatz-/Folgenummer suchen:

Hier können Sie nach der Datensatznummer oder Folgenummer der eingereichten Formulare suchen. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch.
 

Dokumentation
Es gibt viele Gründe, bestimmte Informationen oder Anweisungen für ein Formular zu dokumentieren. Zum Beispiel, um die Stellen im Formular anzugeben, an denen sich jedes Jahr Daten ändern bzw. aktualisiert werden müssen. Oder das Diagramm eines von Ihnen erstellten Arbeitsprozesses, das von einem Kollegen eingesehen werden kann, wenn Änderungen vorgenommen werden müssen. Es ist aber auch möglich, Stichworte (Hashtags) einzufügen, die es Ihnen ermöglichen, Formulare über die Suchfunktion leicht zu finden, wenn Sie keine Beschriftung für diese Formulare erstellen möchten.

Zu diesem Zweck bietet Formdesk die Möglichkeit, bestimmte Textinformationen oder Anhänge einzufügen.

Benutzer können nur Dokumentation für Formulare hinzufügen, für die sie eine Bearbeitungsberechtigung haben. Zum Anzeigen der Dokumentation ist lediglich eine Berechtigung für das Formular erforderlich.