HANDLEIDING
Formulieren Management Systeem: www.formdesk.nl
 
 
 

Importeren van invoerresultaten
 
Met de import functie kunt u gegevens vanuit een Excel bestand inlezen op uw formulier. Hierbij zal Formdesk een nieuw formulier invullen voor elke rij in het Excel bestand. Redenen waarom u gegevens zou willen importeren kunnen bijvoorbeeld zijn:
1. M.b.v. de groeps e-mail personen uitnodigen uw formulier in te vullen
2. Bezoekers aanmaken voor inlogformulieren
3. Ingevulde gegevens van een formulier kopiëren naar een ander formulier
4. Bulk wijzigingen doorvoeren op uw invoerresultaten
 
Algemene informatie over Invoerresultaten importeren
 
Dit document behandelt de volgende onderdelen:
Waar kan ik importeren?
Voorwaarden importbestand
Invoerresultaten bijwerken
Bezoekers importeren/bijwerken
Filter op geïmporteerde invoer
 

Waar kan ik importeren?
Onderin het resultaten overzicht vindt u de knop 'Import'
 
 

Voorwaarden importbestand
 
  • Het te importeren bestand moet een Excel bestand zijn
  • In de eerste rij van het Excel bestand dienen de kolomkoppen te staan
  • De kolomkoppen dienen overeen te komen met de identifiers van de bijbehorende vragen in het formulier (zie afbeelding)

    • Bij het starten van het uploaden wordt u in de gelegenheid gesteld een voorbeeld Excel bestand te downloaden die u desgewenst als basis kunt gebruiken voor het import bestand.
 
 

Invoerresultaten bijwerken
Het is mogelijk om bestaande invoerresultaten te laten overschrijven met die uit het importbestand. Deze dient dan een kolomkop _FD_ID (het kenmerk) te bevatten. Dit kan met name handig zijn als u later een extra vraag heeft toegevoegd die u vooraf gevuld wilt hebben of bij het bijwerken van lookup gegevens. Ook indien u bepaalde aanpassingen wilt doen aan de resultaten kan het handig zijn om deze eerst te downloaden naar Excel en van daaruit de aanpassingen te doen welke u daarna weer importeert. De kenmerken, volgnummers en wijzigcodes blijven zo behouden. 

LET OP! Gebruikt u lookups en/of afhankelijkheden in uw formulier? Deze worden bij het importeren niet opnieuw uitgevoerd. Dit kan leiden tot een 'scheef' beeld in de kopie van het ingevulde formulier (systeemcode _FD_CompletedForm zonder parameter IgnoreDependencies). Lookups die normaal  gesproken uitgevoerd worden bij het openen van het formulier zullen bij het bewerken van het resultaat niet nogmaals worden uitgevoerd. 
 

Bezoekers importeren
Gebruikt u op uw formulier de instelling Bezoeker dient eigen invoer te onderhouden, dan zal een bezoeker zich moeten identificeren met een gebruikersnaam en een wachtwoord om het formulier in te vullen. Deze bezoekers kunt u in uw formulier importeren.
Voor meer informatie zie het hoofdstuk Bezoekersgegevens importeren in de handleiding Bezoekers eigen invoer laten onderhouden.
 

Filter op geïmporteerde invoer
De geïmporteerde gegevens kunt u herkennen in het resultaten overzicht doordat in de kolom ‘Ingevoerd per’ de datum gelijk is aan de dag dat u heeft geïmporteerd en de tijd 0:00 uur. U kunt hierop filteren (geavanceerd filter of een voorkeursfilter) bijvoorbeeld omdat u de geïmporteerde gegevens wilt verwijderen.