BENUTZERHANDBUCH
Online-Formular-Management-System: www.formdesk.de
 
 
 

Workflow
 
Formularanträge, die genehmigt oder ergänzt werden müssen
 
Der Eingang eines ausgefüllten Formulars setzt manchmal einen ganzen Geschäftsprozess in Gang. Das Workflow-Modul ermöglicht es Ihnen, diesen Prozess weiter zu digitalisieren.

Die Realisierung eines Workflows auf Ihrem Formdesk-Formular erfolgt durch das Einrichten von Workflow-Nachrichten. Bei Workflow-Prozessen in Formdesk können Sie festlegen, wer in welcher Situation die Nachricht erhalten muss, ob der Empfänger das Formular genehmigen oder ergänzen soll. Nach jeder Ergänzung im Formular prüft Formdesk, welche Nachrichten versendet werden müssen. So kann eine Nachricht an die Person zurückgeschickt werden, die das Formular ausgefüllt hat, und eine Nachricht an den nächsten Empfänger im Workflow, der ebenfalls das Formular ergänzen kann.
Allgemeine Informationen über Workflow
Beispiel-Formular
 
 
In dieser Anleitung finden Sie Informationen über:
 
Erste Schritte
Mit Benutzer verknüpfen
Genehmigen/Ergänzen aus der Ergebnisübersicht
Workshop Workflow erstellen
Zusätzliche Funktionen
 
 

Erste Schritte
Das Formular
Erstellen Sie ein neues Formular. Dazu gehören nicht nur die Fragen, die von der Person zu beantworten sind, die das Formular zunächst ausfüllen muss (der Antragsteller), sondern auch alle Fragen, die von den Empfängern der Workflow-Nachrichten (Workflow-Teilnehmern) beantwortet werden müssen.

Fragen, die vom Workflow-Teilnehmer beantwortet werden müssen, sind für die ausfüllende Person nicht sichtbar. Wenn auch statische Elemente wie Texte oder Bilder nur für den Workflow-Teilnehmer sichtbar sein sollen, können Sie dasin den Einstellungen der betreffenden Elemente im Abschnitt "Extra" festlegen.
 
Die E-Mail-Nachrichten
Im nächsten Schritt erstellen Sie die E-Mail-Nachrichten. Gehen Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" und klicken Sie auf der linken Seite auf "E-Mail/Workflow". Wählen Sie "Neue Nachricht". Eine Workflow-Nachricht enthält immer einen Link, über den der Empfänger das eingereichte Formular ändern oder ergänzen kann. In allen anderen Fällen sind die E-Mail-Nachrichten automatische Antwortnachrichten oder Benachrichtigungen.

Mit den folgenden beiden Funktionen können Sie einen Workflow einrichten:

1. Sie können Versandkriterien erstellen, über die Sie festlegen, in welcher Situation die Nachricht versendet werden muss. Formdesk wertet diese Kriterien aus, nachdem das Formular vom Antragsteller ausgefüllt oder vom Workflow-Teilnehmer ergänzt worden ist. Wenn Sie keine Kriterien angeben, wird die Nachricht immer, d.h. nach dem Ausfüllen und nach jeder Ergänzung, versendet.
 
2. In den Einstellungen des Workflow-Berichts können Sie festlegen, welche Fragen vom Workflow-Teilnehmer beantwortet werden müssen. Diese Fragen sind für den Antragsteller nicht sichtbar.

Tab Einstellungen >> E-Mail/Workflow >> Nachricht bearbeiten >> Zu beantwortende Fragen
 
 

Um einen genauen Überblick über Ihre Workflow-Elemente zu erhalten, können Sie in der Registerkarte Fragen die Workflow-Beziehungen einblenden

Für die Einrichtung von Formdesk Workflow-E-Mail-Nachrichten lesen Sie bitte das Benutzerhandbuch für E-Mail-Nachrichten.
 

Mit Benutzer verknüpfen
Benutzer, die unter Benutzerverwaltung angelegt wurden, können auf zwei Arten mit der Workflow-Nachricht verknüpft werden:

1. Feste Adresse: Der Benutzer ist immer die Person, die die Workflow-Nachricht erhält.
 
2. Vom Benutzer ausgewählt: Der Benutzer hat einen Empfänger aus einer Liste im Formular ausgewählt. Wenn Ihr Formular ein Element vom Typ "Benutzerliste" enthält, können Sie es mit der Workflow-Nachricht verknüpfen. Auf diese Weise kann der Benutzer z.b. einen Vorgesetzten auswählen, der den Antrag per E-Mail erhält, um diesen zu genehmigen oder zu ergänzen. Natürlich kann der Benutzername auch der Name einer Abteilung sein. Auf diese Weise müssen Sie auf dem Formular nicht nach der E-Mail-Adresse des Vorgesetzten fragen.
 
Die Vorteile der Verknüpfung von Benutzern mit Ihrer Workflow-Nachricht sind:
  • Zentrale Wartung: Wenn sich die E-Mail-Adresse des Empfängers ändert, müssen Sie sie nur in der Benutzerverwaltung anpassen
  • Auswahlliste für Manager/Abteilungen (siehe Erläuterung zu Punkt 2)
  • Möglichkeit zur Freigabe / Ergänzung aus der Ergebnisübersicht (siehe nächstes Kapitel)
 

Genehmigen/Ergänzen aus der Ergebnisübersicht
Wenn die Workflow-Nachricht mit einem Benutzer verknüpft wurde (siehe vorheriges Kapitel), dann können Sie diesen Antrag nicht nur aus der Workflow-Nachricht heraus genehmigen oder ergänzen, sondern auch aus der Ergebnisübersicht innerhalb des Formdesk-Kontos. Formdesk behandelt ein Formular, das auf diese Weise geöffnet wird, so, als ob es über den Workflow-Link aus der Workflow-Nachricht geöffnet wird. Auf diese Weise kann der Benutzer nur die Formulare öffnen, die er erhalten hat ("Versandkriterium"), und nur die Fragen beantworten, die in der Nachricht angegeben sind ("Fragen zum Ausfüllen"). Natürlich muss dem Benutzer das Recht zugestanden werden, die Ergebnisse einzusehen.

Der Vorgesetzte und der Formulareigentümer können in der Ergebnisübersicht jederzeit Anträge genehmigen oder ergänzen.
 

Workshop Workflow erstellen
Wir haben für Sie einen Workshop erstellt, bei dem Sie ein internes Bestellformular nach dem im Bild beschriebenen Workflow-Verfahren einrichten. Nach diesem Workshop können Sie mit Hilfe dieses Handbuchs Ihren eigenen Workflow erstellen. Hier gelangen Sie zum Workshop.






 

Zusätzliche Funktionen
Workflow wird als zusätzliches Modul angeboten. Das Bedeutet, dass es zusätzlich zum Standard-Abonnement erworben werden kann. Im Business-Abonnement ist es bereits integriert. Ist diese Funktion nicht in Ihrem Abonnement enthalten, haben Sie dennoch die Möglichkeit, es eingeschränkt zu testen. Sie können in Ihrem Konto aktive Workflow-Nachrichten auf einem Formular haben. 
Wenn Sie noch über ein Testkonto verfügen und diese Funktion in vollem Umfang ausprobieren möchten, aktivieren wir das Modul gerne für Sie zu Testzwecken. Die Aktivierung können Sie in Ihrem Formdesk-Konto über die Schaltfläche "Brauchen Sie Hilfe" unten rechts im Bildschirm anfragen.