Gruppen-E-Mail

Möchten Sie eine Gruppe von Personen per Mail einladen, Ihr Formular auszufüllen? Möchten Sie einen Newsletter oder eine Mail mit einem Formular zur Verlängerung des Abonnements an Ihre Kunden senden? Dafür wurde das Modul Gruppen-E-Mail entwickelt. Das Modul Gruppen-E-Mail ermöglicht Ihnen persönliche E-Mails an alle Ihre Kunden auf einmal zu senden.

Die Möglichkeit, Gruppen-E-Mails zu versenden, ist eine zusätzliche Funktion. Das bedeutet, dass das Modul zusätzlich zu den Standard-Abonnements erworben werden kann. In allen Business-Abonnementen ist das Modul bereits enthalten.
Wenn das Modul in Ihrem Abonnement nicht enthalten ist, können Sie die Funktion dennoch testen. Über die Schaltfläche "2 Test-E-Mails senden" können sehen Sie, wie eine Gruppen-E-Mail funktioniert.

Allgemeine Informationen über Gruppen-E-Mails

In dieser Dokumentation finden Sie Informationen zu folgenden Themen:

	Wie erstelle ich eine Gruppen-E-Mail?
	Personalisieren Sie Ihre Gruppen-E-Mail
	Einladung zum Ausfüllen Ihres Formulars senden
	Filter
	PDF-Anhang

Wie erstelle ich eine Gruppen E-Mail?

In der Ergebnisübersicht finden Sie unten die Schaltfläche "Gruppen-E-Mail". Es öffnet sich ein neues Dialogfenster.

Hier legen Sie fest, von welcher E-Mail-Adresse und in welchem Namen die E-Mail gesendet werden soll. Formdesk versendet die Nachricht, allerdings mit Ihren Angaben. Die angegebene E-Mail-Adresse wird auch von den Empfängern verwendet, um auf diese Nachricht zu antworten.
Fügen Sie einen Betreff und den Nachrichtentext hinzu. Es können auch Dateien an die E-Mail-Nachricht angehängt werden.
Sie haben auch die Option, die Nachricht in HTML zu erstellen und ein Beispiel für die Nachricht anzusehen.
Sie können auch 2 Test-E-Mails erhalten. Diese werden an die Adresse gesendet, die Sie als Absender angegeben haben.

Personaliseren Sie Ihre Gruppen-E-Mails

Mit der Schaltfläche [abc] in der Symbolleiste können Sie sowohl im Betreff als auch in der Nachricht Informationen hinzufügen, die in das ausgefüllte Formular eingegeben wurden.
Ein Beispiel: Wenn Sie in Ihrem Formular nach einer Lieferadresse fragen, können Sie diese in Ihrer Nachricht erwähnen. Sie können sogar das gesamte ausgefüllte Formular einfügen.
Wir empfehlen Ihnen daher, die Kennzeichen (Feldnamen) im Formular einen Namen zu geben, der leicht zu merken oder zu erkennen ist.

Einladung zum Ausfüllen Ihres Formulars senden

Möchten Sie E-Mail-Nachrichten an eine Gruppe von Personen senden, die noch kein Formdesk-Formular ausgefüllt haben und deren E-Mail-Adressen daher noch nicht in Formdesk bekannt sind, müssen Sie die E-Mail-Adressen zunächst importieren (Schaltfläche "Importieren" in der Ergebnisübersicht).

Wenn Sie Personen einladen möchten, Ihr Formular auszufüllen, kann es sehr gut sein, dass nach dem Anklicken eines Links in der E-Mail-Nachricht eine der folgenden Bedingungen erfüllt sein muss:
- Das Formular ist vorab teilweise ausgefüllt (mit bekannten Angaben zur Person)
- Das Formular ist vorab vollständig ausgefüllt (um die Angaben zu überprüfen und/oder zu ändern)
- Erinnerungen versenden (an Personen, die das Formular nach einer gewissen Zeit noch nicht ausgefüllt haben)

Trifft einer der oben genannten Punkte zu, empfehlen wir Ihnen, das Benutzerhandbuch Mehrere Personen einladen, Ihr Formular auszufüllen für weitere Informationen.

Filter

Durch die Verwendung von Filtern in Ihrer Ergebnisübersicht können Sie die Formulareinträge eingrenzen. Ist ein Filter in der Ergebnisübersicht aktiviert, wird die Gruppen-E-Mail nur an diese Personen gesendet.

Wenn Sie in Ihrem Formular nach mehreren E-Mail-Adressen fragen und nur eine oder einige davon per Gruppen-E-Mail versenden möchten, müssen Sie einen Filter anwenden, bei dem die anderen E-Mail-Abfragen ausgeschlossen werden (Filter auf Spalten).

PDF-Anhang

Mit dem Modul PDF-Generator können Sie einen PDF-Anhang schicken, der z. B. einen Vertrag oder eine Rechnung für die Verlängerung eines Abonnements enthält.

Versenden Ihrer Gruppen-E-Mail

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden", um Ihre Gruppen-E-Mail zu verschicken. Auf der Schaltfläche steht in Klammern die Anzahl der Personen, an die die Nachricht gesendet werden soll. Nachdem Sie auf diese Schaltfläche geklickt haben, erscheint eine Warnmeldung. In dieser Meldung wird die Anzahl der Empfänger erneut angezeigt, da sie sich in der Zwischenzeit geändert haben könnte. Sobald Formdesk mit dem Versenden der Nachrichten beginnt, wird eine Spalte mit dem Namen "Gruppen-E-Mail" in der Ergebnisübersicht angezeigt. Diese Spalte enthält Datum und Uhrzeit, der zuletzt gesendeten Gruppen-E-Mail-Nachrichten pro Eintrag. Wenn Sie die Ergebnisübersicht aktualisieren, können Sie sehen, wie weit Formdesk Ihre Nachrichten gesendet hat.

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